こんにちは総合医です。

今回は海外の大学で、教授や講師の先生にメールを送る時のルールについてお話ししてみたいと思います。

日本人学生が最も困る事の一つとして、メールの書き方ではないでしょうか。

英語でのメールの書き方は日本のそれとはかなり違っているので、私も初めてメールを送るときにかなり戸惑いました。

今回は初めて英語のメールを作成する時に皆さんが困らないように、メールの書き方をお話ししようと思います。

英語のメールと日本語のメールで違う所は？

書き出し

まず最初の違いは書き出しでしょう。

日本の大学で、教授や講師の先生にメールを送る時は「〇〇教授」と書き始めるでしょう。

英語でも同様の書き方はあり、「Dear Professor ◯◯,」もしくは、相手が教授でない時はMr.、Ms.、などを継承として使用します。

しかし、大学の先生をしている人はまず博士号保持者なので、「Dear Dr 〇〇,」と私は書いていました。

ちなみに〇〇の部分にはfamily nameが入ります。

仮に教授の名前がMichael Jordanだった場合は、「Dear Professor Jordan,」となります。

英語圏の場合、ファーストネームで呼ぶ事が当たり前なので、最初から「Hi Michael,」と書いても怒られないと思いますが、最初は苗字で呼ぶのが無難なのかなとは思います。（ちなみにクラスメートは最初からファーストネームでメールを送っていました）

ここで注意が必要ですが、ビジネスメールの場合はまた別なので、その場合はファミリーネームで最初は読んでください。

ちなみにカンマの位置は名前の後です。

いくら日本でも、大学の教授相手に時節の挨拶を入れる人はほぼいないとは思いますが、もちろん英語でもいりません。

そして、日本語のメールでよく見かける「お疲れ様です。」や「いつも大変お世話になっています。」などの文章も英語のメールでは不要です。

直接要件から書き始める人がほとんどです。

丁寧なメールを書くオーストラリア人が「Hope you had nice weekend (holiday).」からメールを書き始めていて、とても丁寧だなと感じましたが、これを書く人は稀です。

教授からのメールで「How are you doing?」から始まっている事がありましたが、学生から教授にメールする時は少しカジュアルすぎるでしょう。

英語のメールで最も特徴的なのが、最後の挨拶でしょう。

本文を書き終わった後に「Yours sincerely,」、「Best regards,」、「Kind regards,」、「Best wishes,」などの挨拶を入れる事が通例になっています。

日本人的な感覚で言うと、「敬具」に近いのかも知れません。

友人同士のメールではあまり使われていないので、なくても大丈夫なのかも知れませんが、教授などが相手の時は丁寧に付け加えておくと良いでしょう。

ちなみに最も丁寧なのが、「Kind regards,」で、これはビジネスの場でもよく使われています。

そしてその次に丁寧なのが「Best regards,」でしょう。

Best wishesは多少カジュアルな印象があるので、教授相手には使用しない方が良いでしょう。

Sincerely yours、又はYours sincerelyはビジネスの場でも使用されるフォーマルな挨拶です。

アメリカ英語でSincerely yoursを使われ、イギリス英語でYours sincerelyが使われます。

アメリカ英語の場合はSincerelyのみで使用される事が多いようです。

そして、このSincerelyを利用する際には少し注意が必要です。

イギリス英語では、面識のない人に対してYours sincerelyを使用しないというルールがあります。

そのため、メールのsignature機能で勝手に結びの挨拶が入るように設定している人は、面識のない教授にメールする時にYours sincerelyを使わないように気を付ける必要があります。

上記のように注意点が少なからずあるので、結びの言葉にこだわりのある人以外は「Kind regards,」を使うようにしておくと良いでしょう。

Kind regards,を使っていて相手に違和感を与える事はないので、英語初心者の方には特におすすめしておきます。

いかがだったでしょうか。

海外生活に慣れていない時にメールで目上の方とやり取りをしなければならないのはかなりストレスだと思います。

今回の記事を参考に、なるべく相手に違和感を与えないようなメールを作成できるように練習してみてください。